Nieuw: Office 365 sensitivity labels

Waar je gegevens vroeger relatief veilig op je eigen systeem stonden, is tegenwoordig alles beschikbaar via de cloud. Een foutje is snel gemaakt en voor je het weet, ligt je gevoelige bedrijfsinformatie op straat. Met Office 365 sensitivity labels ben jij ‘in control’. Jij bepaalt wie er al dan niet toegang krijgt tot bepaalde bestanden.

Microsoft Office 365 sensitivity labels, die begin dit jaar zijn geïntroduceerd, zijn een alternatief voor de Azure Information Protection labels. Het grote voordeel is dat je ze gewoon kunt beheren via het Office 365 Security & Compliance Center. De verwachting is dan ook dat de Azure Information Protection labels in de toekomst gaan verdwijnen. Overigens zijn Azure Information Protection labels via Microsoft Unified Labeling heel eenvoudig om te zetten in Office 365 sensitivity labels. Dit vergemakkelijkt de overstap van Azure information Protection labels naar Sensitivity labels.

Blijvende beveiliging

Omdat de aangebrachte sensitivity labels in de metagegevens van het document of de e-mail zelf blijven staan, weet je zeker dat niemand er iets mee kan doen, dus ook niet als deze per ongeluk wordt doorgestuurd naar iemand die niet geautoriseerd is. Het label, inclusief de bijbehorende beveiligingsinstellingen, is er namelijk onlosmakelijk mee verbonden. De labels zijn gericht op Microsoft documenten en tegenwoordig ook op PDF bestanden. Je kan dus niet zomaar alle soorten bestanden labelen. Ongetwijfeld zullen er in de loop der tijd meer bestandstypen bij komen.

Eerst classificeren

Voordat je aan de slag gaat met de sensitivity labels, is uitgebreid voorwerk vereist. Je moet eerst de informatie die je hebt classificeren. En mogelijke classificatie is bijvoorbeeld Persoonlijk, Openbaar, Algemeen, Vertrouwelijk en Zeer vertrouwelijk. Pas daarna ga je bedenken wat voor beperkingen je wilt opleggen aan welke categorie. Er is veel mogelijk met sensitivity labels maar let op dat je medewerkers het werk niet onmogelijk maakt.

Het aanbrengen van sensitivity labels

Labels kunnen worden aangebracht op twee manieren:

1. Handmatig:

Op het moment dat je een document aan het maken bent, kun je bij het opslaan meteen een label kiezen.

2. Automatisch:

Je definieert van tevoren welke informatie welk label moet krijgen, zodat deze automatisch kan worden toegekend. Pluspunt is dat medewerkers daarmee niet worden belast met deze verantwoordelijkheid. Overigens heb je wel een licentie voor Azure Information Protection Plan 2 nodig om dit te kunnen doen. Het is ook mogelijk om een label aan te bevelen, waarbij de gebruiker nog wel de keuze maakt om het al dan niet toe te passen (recommended labeling).

De opties

• Het is mogelijk een specifieke groep gebruikers al dan niet te machtigen om bepaalde vertrouwelijke documenten of e-mail te openen, te kopiëren, door te sturen en/of af te drukken.

• Het is tevens mogelijk om ‘visual marking’ toe te passen. Dat wil zeggen dat de inhoud wordt gemarkeerd door een watermerk toe te voegen aan een specifiek label waardoor je gevoelige informatie makkelijker kunt herkennen.

Nadelen

Als je gebruik maakt van sensitivity labels zijn er bepaalde beperkingen bij het werken met beveiligde bestanden. Je kunt bijvoorbeeld niet met twee personen tegelijk aan één beveiligd document werken (co-author). Daarnaast kun je, afhankelijk van de configuratie, documenten niet meer offline openen; je moet altijd online zijn om jezelf te kunnen identificeren.

Stap voor stap

Voor dat je ‘full speed’ van start gaat, een tip van onze kant: Begin klein! Het is ondoenlijk om meteen al je documenten en e-mails tegelijk te labelen. Start eerst met het classificeren van alle informatie waar je iets mee wilt. Dan kun je later stap voor stap labels aanbrengen.

Heb je vragen naar aanleiding van deze blog? Wij staan voor je klaar om je meer te vertellen over wat Office 365 sensitivity labels voor jou kunnen betekenen!

Adres

Platani Lange Dreef 11a 4131 NJ Vianen

Contactgegevens

030 – 303 1338

Door de site te te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Platani.nl is wettelijk verplicht om je toestemming te vragen voor het gebruik van cookies en soortgelijke technieken, en je te informeren over het gebruik daarvan op de site. Platani.nl gebruikt cookies, JavaScript en soortgelijke technieken voor de volgende doeleinden: het optimaliseren van de website de integratie van social media het verzamelen en analyseren van statistieken het gebruik, beheer en gericht kunnen tonen van advertenties en het vaststellen van de goede werking hiervan Voor een aantal van bovenstaande punten is het vastleggen van bezoekersgedrag noodzakelijk.

Sluiten